Большие конференц-залы в Москве: что они представляют собой и для чего их используют

Привет всем! По сути большие конференц-залы в Москве – это помещения вместимостью до 1000 человек и более. Они полностью оборудованы для проведения семинаров, тренингов, презентаций, конференций – любых научных и деловых мероприятий различного уровня.

Номера предлагаются в гостиницах и на метро, расположенных в центре города или на его окраинах. Стиль залов разнообразен, интерьеры легко трансформируются в соответствии с пожеланиями организаторов, техническое оснащение находится на самом высоком уровне, персонал рассчитан на серьезные мероприятия.

Что такое большие конференц-залы в Москве и для чего они служат

Конференц-зал – это специально оборудованное помещение для организации различных видов корпоративных мероприятий: переговоров, конференций, тренингов, семинаров, специальных мероприятий.

Конференц-залы обычно используют для:

• организации классических голосовых совещаний, встреч, за которыми следует обмен идеями;

• проведения совещаний и встреч с показом видеоматериалов;

• выступлений докладчика с показом презентаций и видеоклипов;

• проведения собраний с регистрацией и электронным голосованием в конференц-зале;

• проведения мероприятий с использованием удаленных аудио- и видеоконференций (ВКС).

Что такое многофункциональные конференц-залы

Как правило, помещения так называют, когда трудно определить одну из преобладающих задач, выполняемых оборудованием данного конференц зала.

Собственно, такие конференц-залы используют и для обычных голосовых конференций, и для прослушивания диктора во время просмотра видеоматериалов, и для проведения видеоконференций, и даже для просмотра фильмов, как в обычном кинотеатре.

Каково оптимальное количество мест в конференц-зале

Универсального числа не существует. Потому что все зависит от размера помещения, финансовых возможностей клиента, а также функциональности будущего конференц-зала.

Стоимость оснащения конференц-зала зависит не только и не столько от его размеров, сколько от уровня его гибкости и автоматизации: чем шире функциональность помещения, тем больше оборудования, а значит, выше стоимость.

Как располагаются аудитории в конференц-зале

Существует множество вариаций расположения участников и аудитории в переговорных комнатах, но все они являются частными случаями пяти основных вариаций: Т-образная, круглый стол, конференц-стол, классная комната и театр. Рассказываю подробно о каждом варианте.

Т-образный макет

Лидер (ведущий мероприятия) стоит во главе стола и ведет мозговой штурм, слушая доклады своих подчиненных или выступая сам.

Круглый стол

Наиболее подходящий вариант для одноранговых переговоров. В этом варианте планировки акцент делается на элемент обсуждения, так как все участники могут постоянно находиться в центре внимания друг друга.

Стол не обязательно должен быть круглым — он может быть составлен в квадратной или прямоугольной форме.

Стол переговоров

Эта схема во многом похожа на Т-образную, но, тем не менее, имеет ряд особенностей, которые позволяют выделить ее в отдельный тип организации конференц-зала.

Этот вариант хорошо зарекомендовал себя в конференц-залах крупнейших компаний по всему миру. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с визуальными материалами: длинный продолговатый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны от него и даже прикрепить их к потолку, разделив переговорную комнату на две части.

Классная комната

Такая система хорошо работает в случаях, когда одному или нескольким ведущим необходимо донести материал до среднего числа слушателей – например, во время учебных занятий, брифингов, лекций, тренингов или пресс-конференций.

Театр (или классический формат конференции)

Если во время выступления предполагается большое количество слушателей, такой способ расстановки является наиболее подходящим: благодаря отсутствию столов и другой мебели освобождается дополнительное пространство, а стулья участников расставляются рядами друг за другом, потому что это позволяет всем видеть и слышать выступающих.

Какие системы должны быть обязательными в конференц-зале?

Конференц-зал становится переговорной комнатой, если он оборудован:

• системами отображения информации;

• звуковрй системой.

Если хотя бы одна из этих систем отсутствует, то это не конференц-зал, а просто комната для переговоров.

Все чаще к вышеперечисленным системам добавляется система
управления оборудованием зала.

Что представляет собой система отображения в конференц-зале

Это оборудование для отображения визуальной информации. Его выбор зависит от двух факторов: бюджета и конфигурации помещения. Довольно часто выбор падает на «набор для мужчин» – проектор с экраном. Проекторболее эффективен в конференц-залах, чем в небольших переговорных комнатах.

Часто, когда конференц-зал довольно большой, устанавливают несколько экранов для облегчения визуальной информации. Часто дополнительные экраны не дублируют информацию, а отображают полезные справочные материалы. Это может быть от панелей с подвижными стойками до экранов с проекторами, закрепленными на потолке.

Что такое звуковая система для конференц-зала

Для комфортного и качественного проведения мероприятий в конференц зале его участники должны не только видеть материал, но и четко слышать доклады и возможные дополнительные звуковые материалы.

Основное требование к звуковой системе любого конференц-зала — воспроизводить информацию таким образом, чтобы она была слышна одинаково и четко в каждой части помещения.

Конференц-системы с различными дополнительными функциями (такими как регистрация участников, функция голосования или возможность синхронного перевода) значительно расширяют возможности мероприятий.

Что такое система управления конференц-залом

Само собой разумеется, что во время мероприятия не должно быть беспорядка или технических накладок. Это требует хорошо продуманной системы управления и коммутации.

В конференц-залах, как правило, предусмотрено место оператора для компьютеров (ноутбуков) и других устройств, пульт управления звуком, пульт управления изображением и другие устройства.

Правильно спроектированная система позволяет оператору быстро переключать и управлять всеми источниками сигнала во время мероприятия. Сложность и стоимость системы управления зависит от сложности систем, используемых в помещении, степени их интеграции.

Бюджетный вариант оборудования, обслуживающий минимальные потребности, не требует сложных систем управления. В сложных проектах значительная часть стоимости приходится на управляющее оборудование, а операторское пространство может быть рассчитано на целую команду операторов.

Однако важно помнить, что дизайн интерфейса системы управления является одним из ее ключевых элементов. Он должен быть тщательно разработан и понятен, учитывать «человеческий фактор» и, в конце концов, позволять даже неопытному персоналу при необходимости управлять оборудованием помещения.

Какой тип оборудования обычно устанавливается в конференц-зале

В конференц-зале устанавливают:

• Интерактивный дисплей – инструмент для работы, обучения и развлечений. Продукт предназначен для использования как в корпоративном секторе, так и в сфере образования. Эти устройства универсальны, просты и удобны в использовании, совместимы с современными аппаратными и программными решениями – компьютерами, операционными системами и приложениями.

• Проекторы – используются в учебном процессе, презентациях, демонстрации наглядных материалов на конференциях. Применяются они и в диспетчерских, центрах управления различных военных и гражданских объектов, для создания различных тренажеров, в шоу-бизнесе и рекламе, для создания домашнего кинотеатра.

• Экраны для проекторов – необходимая вещь для получения высококачественной проецируемой информации. Сочетание функций и настроек пары «экран + проектор» обеспечивает наилучшее качество изображения.

• Дисплеи – предназначены для автономного использования в общественных местах или для организации видеостен для отображения рекламного и информационного контента. Основное отличие профессиональных дисплеев от обычных – более высокие технические и эксплуатационные характеристики. Профессиональные дисплеи рассчитаны на срок службы, во много раз превышающий срок службы домашних дисплеев.

• Интерактивная доска – устройство, используемое как часть системы, в которую также входят компьютер и проектор. Изображение с компьютера с помощью проектора выводится на интерактивную доску. В этом случае
  доска служит экраном.

• Видеоконференции (ВКС) – это решение для организации обмена видеопотоками для передачи информации. Он удаленно решает задачи, связанные с управлением, образованием, бизнесом, процессами контроля. Самая важная задача – ведение переговоров – может использоваться во всех отраслях «народного хозяйства».

• Видеостена – это система устройств отображения видео (проекционные кубы, плазменные или ЖК-дисплеи), которые соединены вместе и образуют единый экран, позволяющий отображать большое количество информации из разных источников в нескольких окнах.
• Кронштейны, стойки и крепления являются незаменимыми элементами при создании аудиовизуальных систем. Они используются для крепления различных устройств на горизонтальных и вертикальных поверхностях.
• Серверы, компьютеры, моноблоки, ноутбуки – используются в качестве источников сигнала, для обработки и хранения используемой информации.

• Конференц-система (конгресс-система, дискуссионная система) – это комплекс аудиооборудования, состоящий из центрального блока дискуссионных пультов (микрофонов), который обеспечивает определенный набор функциональных возможностей для проведения конференций и совещаний.

Что следует учитывать при проектировании конференц-зала

Лучше заранее оснастить конференц-зал мебелью и оборудованием, тщательно и точно спланировать и разделить проект строительства конференц-зала на этапы, в рамках которых будут выполняться различные работы.

Однако, все это избавит вас от таких хлопот, как прокладка забытых кабельных трасс по ламинату или линолеуму (например, в коробе) или прокладка проводки после завершения отделочных работ и других, зачастую забавных, проблем с установкой.

Стало быть, это на сегодня все. Комментируйте публикацию, делитесь статьей с друзьями в соцсетях. Берегите себя. Ваш Валерий Бессарабский.